İş toplantıları şüphesiz çalışan ve patron açısından önemli unsurlardan biridir. Özellikle bu toplantıdan verim almak gerekir. Aksi halde olumsuz toplantılar genellikle çalışana motivasyon kaybı sağlarken şirketi de olumsuz etkileyebilmektedir. Bunun yanı sıra olumsuz geçen toplantılar zaman kaybına da neden olabilmektedir. Bu yüzden toplantı yönetimini düzenli şekilde gerçekleştirmek gerekir. Toplantıyı yönetecek kişi ise hem toplantı öncesi, hem toplantı sonrası ve toplantı sırasındaki olumsuzluklarında önüne geçmeye çalışmalıdır. Toplantıların nedeni çoğunlukla bir amaca varmak ya da yeni bir gündem yaratmaktır.
Yapılacak toplantının amacı belirlenmeli ve bu amaç çizgisinden çıkılmamalıdır. Verimli bir toplantı nedeniyle toplantı esnasında konuşulacak konu, toplantıya kimlerin katılacağı ve ne zaman olacağı gibi unsurlara önem vermek gerekir. Toplantı esnasında bulunan katılımcılara sunumlar ya da belirli görevler verilmelidir. Bu görevlere göre katılımcıların hazırlanması da toplantıyı verimli geçirmek açısından önemlidir. Toplantı sonrasında alınan kayıtlar dosya haline getirilmeli ve katılımcılara iletilmesi gerekmektedir.
Verimli İş Toplantısında Dikkat Edilecek Hususlar
Verimli toplantı yapmak aynı seviyede insanların bir spesifik konuyu ele alarak tartışması sonucunda ortaya çıkan olumlu sonuçlardır. Fakat her iş toplantısı sanıldığının aksine olumlu olmamaktadır. Araştırmalar sonucunda ise olumsuz toplantıların şirketlere zarara sokmakta milyarlarca lira kaybına uğratmaktadır. Bu nedenle toplantıların verimli geçmesi için dikkat edilmesi gereken birçok husus bulunmaktadır. Bu hususların çoğu toplantı öncesi etkenlerdir. Fakat toplantı sonrası masaya yatırılan konun doğruca aktarılması nedeniyle kayıt alınması da gerekmektedir. Genel olarak verimli bir iş toplantısında şu gibi unsurlara dikkat etmek gerekiyor;
- Toplantıda sunum yapılacak kişiyi, toplantı esnasında bulunan herkesin özenle dinlemesi gerekmektedir. Bu nedenle toplantı sırasında telefonları sessize almak doğru bir karar olacaktır.
- Sunum yapılmayacak toplantılar genellikle durum güncelleme odaklı olmaktadır. Durum güncelleme açısından oluşan toplantıda herkese söz hakkı verilmesi gerekmektedir.
- Toplantı sırasında ciddi olunmalı konu dışı çıkılmamalıdır. Aksi halde toplantılar uzun sürmekte ve olumsuz durumlar ortaya çıkabilmektedir.
- Toplantı süreleri belirlenmelidir. Ortalama olarak periyodik bir toplantı 15/30 dakika sürerken, karar alma toplantıları birkaç saat sürebilmektedir. Bu süreyi iyi değerlendirmek gerekir.
- Toplantı esnasında önemli konuşmalar ses kaydına alınmalıdır. Ses kaydı haricinde ise bilirkişi tarafından bir yazı dosyası haline getirilmesi gerekir.
- Toplantıda bütün detaylar konuşulmalı, olabildiğince uzlaşma sağlanmalıdır.
- Kesinlikle toplantılar ertelenmemeli ve amaca ulaşılmalıdır.
Verimli Bir İş Toplantı Öncesinde Yapılması Gerekenler
Çoğu şirkette toplantılar hemen, hemen her gün gerçekleşebilmektedir. Bu toplantılar; beyin fırtınası, karar verme, durum güncellemesi, stratejik yahut yeni bir atılım nedeniyle oluşmaktadır. Fakat bu toplantılar esnasında aksaklıklar oluşmaması açısından önceden birkaç hazırlık gerçekleştirmek gerekmektedir.
- Bu hazırlıklardan en önemlisi toplantı gündemidir. Toplantı gündeminde yer alan konu belirlenmelidir.
- Toplantı gündemine göre katılımcı listesi hazırlanmalıdır. Toplantının verimli olması için katılımcıların sınırlandırılması önemli hususlardandır.
- Toplantı gündemine ve katılımcı sayısına göre toplantı süresine karar verilmelidir. Özellikle yoğun toplantı olan günden kaçınılmalı, ferah bir zaman dilimi tercih edilmelidir.
- Toplantı gündemini, toplantıda bulunacak kişilere önceden aktarılmalıdır. Böylece personeller toplantıya hazır bir vaziyette geleceklerdir.
- Toplantı mekanı atmosfer açısından önemlidir. Bu nedenle toplantı odaları seçilirken çoğunlukla sesten uzak olmalıdır. Bunun yanı sıra ise toplantı odaları daha önceden hazırlanmalı, içecek ve ikramlar da masa üzerine yerleştirilmelidir.
- Toplantı oda seçiminde ışık, ısı ve ses yalıtımlarına da dikkat etmek gerekir. Çünkü toplantı esnasında yetersiz ışık, kişilerin terlemesi, üşümesi ya da acıkması gibi durumlar olumsuz toplantı geçirmenize neden olacaktır.