Organizasyon kelime anlamı olarak düzenleme, tertip ve adından da anlaşılabileceği gibi organize etme, gerçekleştirme anlamına gelir. Herhangi bir şeyin sunumu olan organizasyon son yıllarda ciddi gelişme gösteren bir faaliyet alanıdır. Çok sayıda kurum, kuruluş ya da bireysel olarak gerçekleştirilen etkinliklerin tamamı bir organizasyondur. Düğün, lansman, çeşitli şirket etkinlikleri vb. tüm olaylar belirli bir organizasyon kapsamında gerçekleşir. Elbette tüm bunların gerçekleştirilmesi için mutlaka bir düzenleme, plan, bütçe, görüşme vb. çalışmalar yapılır. Geçmişte her türlü organizasyon amatör ya da profesyonel olarak kurumların ya da kuruluşların kendi çabalarıyla gerçekleşirdi. Fakat yaşanan aksaklıklar, eksikler, hatalar vb. problemler bu alanda profesyonel bir hizmet talebini doğurmuştur. Ve organizasyon firmaları bu şekilde ortaya çıkmıştır. Günümüzde kurumlar ve işletmeler şirket organizasyonları için ya da kişilerin şahsi olarak yapmayı planladıkları (düğün, konser, etkinlik vb.) profesyonel bir etkinlikler için çok ciddi çalışma yürütmek zorunda kalmaktalar. Öyle ki ne tür bir organizasyon yapıyorsanız yapın mutlaka;
- Etkinliği gerçekleştirmek için bir yer teminine,
- Ses ve görüntü sistemine,
- Dekor, ışık vb. sistemlere,
- Ulaşım, lojistik vb. extra hizmetlere,
- Catering ve ikram hizmetleri olmak üzere genel organizasyon ekipmanlarına ihtiyacınız vardır.
Daha özel organizasyonlarda bu liste çok daha uzun bir hal almaktadır. Dolayısıyla bunun planlanması, bütçesinin hesaplanması ve yönetilmesi son derece ciddi ve çetrefilli bir iştir. Üstelik bu iş için hiçbir kurum bünyesinde organizasyon personeli bulundurmaz. Şartlar doğal olarak kurumsal organizasyon firmaları için bir hizmet alanı oluşturmuştur. Peki, kurumsal organizasyon nasıl yapılır? Bunun da cevabını bir alt başlığımızda vereceğiz.
Kurumsal Organizasyon
Kurumsal Organizasyon bir ekip işidir. Ve kendi içinde bir bütünlük arz eder. Dolayısıyla bu türden bir alanda faaliyet gösteriyorsanız mutlaka bu alanın dinamiklerinden anlayan ve süreçleri eksiksiz yönetebilecek her biri kendi alanında uzman bir ekibe ihtiyacınız var demektir. Organizasyon firması olarak faaliyet gösteren firmalar hizmet vermiş oldukları kurumların tüm beklenti ve ihtiyaçlarınızı karşılayabilmelidir. Organizasyon planlaması yapılırken mutlaka hizmet verilen firmanın görüşleri alınmalıdır. Ve bu çerçevede yaratıcı bir anlayışla müşterinin tam olarak hayal ettiği organizasyon planı ortaya çıkarılmalıdır. Çünkü hizmet verilen kurumun bir sonraki etkinlikte yine sizinle çalışabilmesi verdiğiniz hizmetten memnun olmasına bağlıdır. Organizasyon firmaları müşterisini çok iyi tanımalı, ne istediğini iyi anlamalı ve çalışmasını da ona göre yürütmelidir.
Organizasyon Şirketleri
Organizasyon Şirketleri kurum ve kuruluşların tüm organizasyon, etkinlik, toplantı ve lansman vb. çalışmalarının düzenlenmesini üstlenen şirketlerdir. Yapılacak olan bir faaliyetin ve sürecin tamamı onların yönetimindedir. Bu yüzden en iyi organizasyon şirketleri bir organizasyon gerçekleştirecekleri zaman sürekli olarak bir öncekinde gerçekleştirmiş oldukları etkinlikleri feyiz alarak çalışma yürütür. Yani:
- Organizasyonun gerekli tüm araştırmasını yapar, firma hakkında detaylı bilgi sahibi olur ve neden bu organizasyon yapılmaktadır? Sorusuna cevap arar. Bu bir toplantı organizasyonu mu yoksa açılış organizasyonu mu? Sorularının cevabını bilmelidir. Ve konuya uygun konseptler geliştirmelidir. Organizasyonun hedef kitlesi kim ya da kimlerdir? Araştırılır ve kitleye hitap edecek çalışmalar yapılır.
- İkinci aşama ise organizasyonun planlanmasıdır. Burada dikkat çeken soru ise: bu organizasyon nasıl daha iyi hale getirilir? Bütçe planlaması, görüşmeler, aksiyonlar vb. tüm süreçler burada gerçekleşir. Neyin nasıl yapılacağı, nerede yapılacağı, zaman kavramı vb. konular tartışılı ve bir karara bağlanır.
- Üçüncü aşama ise organizasyonun gerçekleştiği aşamadır. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli şey organizasyonun plana uygun devam etmesidir. Bir kriz anında yapılacaklar herkes tarafından biliniyor olmalıdır. Çünkü hizmet alan firmanın beklentisi sorunsuz bir organizasyonun gerçekleşmesidir. Burada hata yapma ve sonrasında özür dileme lüksünüz bulunmamaktadır. Bu yüzden etkinliğin gerçekleştiği an büyük bir dikkat ve titizlikle yönetilmelidir.
- Son aşama ise etkinliğin değerlendirme sürecidir. Yani biz bir etkinlik gerçekleştirdik ancak ne kadar başarılıydık? Aksaklık yaşandı mı? Yaşandıysa bu aksaklık nasıl giderildi? Kriz yönetimi başarılı mıydı? Bunlar tartışılır ve bir sonraki etkinlikte yaşanmaması adına yeniden bir planlama yapılır
Organizatör şirketleri olarak da bilinen bu kurumlar aracı konumda olup hizmet verdikleri firmayı 3. kişi ve gruplarla muhatap etmeden süreci yönetir ve hizmet verirler. İDEA Kurumsal Danışmanlık ve İnsan Kaynakları Hizmetleri firması olarak Kurumsal Organizasyon hizmeti de vermekteyiz. Detaylar için internet sitemizi ziyaret edebilir ve iletişim numaralarımızdan bize ulaşabilirsiniz.