Fuarlar, belirli alanlarda ve belirli zaman aralıklarında belirli hizmetlerle ilgili gelişmelerin, tanıtımların insanlara sunulduğu organizasyonlardır. Fuar organizasyonları ise uzun hazırlıklar gerektiren ve profesyonel yardım alınarak yapılan aktivitelerdir. Fuarlar gruplandırılacak olduğunda genellikle iki şekilde yapılmaktadır. Bunlardan birincisi genel fuarlar, diğeri ise ihtisas fuarları olarak adlandırılır. Genel fuarlarda hizmet veya mal sergisi gerçekleşmez ve süresi 10-15 gün olacak şekildedir ve en az 50 katılımcı yer alır. İhtisas fuarlarında ise genel fuarların tersi olacak şekilde bir hizmet veya mal grubunu içerir ancak katılımcı sayısı bu fuar çeşidinde en az yirmidir. Süresi ise genele göre daha kısa tutulur.
Fuar Organizasyonu Yapılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Fuar organizasyonları büyük çaplı etkinliklerdir ve elbette her etkinlikte olduğu gibi bu organizasyonlarda da dikkat edilmesi gereken belli başlı noktalar vardır.
Ön Hazırlık
Ön hazırlık, organizasyona başlamadan önce yapılacak planları ve alınacak izinleri içerir. Organizasyonun bu birinci basamağında fuarla ilgili en önemli etkenler belirlenir. Fuarın düzenleneceği tarih, organizasyonun yer alacağı bölge, fuar organizasyonunun ismi gibi detaylar belirlendikten sonra Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Fuar Takvimi’nde yer alabilmek için çeşitli başvuru ve görüşmeler yapılır.
Yapılacak Harcamalar
Organizasyon içeriği belirlendikten sonra bir harcama planı oluşturulur ve bu plana göre öncelikler belirlenir. Örneğin; yapılan başvuru giderleri, kurulum masrafları, organizasyonun gerçekleşeceği alan kirası, güvenlik ve temizlik anlaşmalarının giderleri, yapılacak basılı ve görsel reklam masrafları, taşıma ve yardımcı eleman masrafları bu giderler arasına girer.
Fuar Alanı Seçilirken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Sunulan hizmet veya malların, katılımcılara verilecek bilgilerin iyi bir şekilde katılımcılara geçmesi, firmanın iyi temsil edilmesi gibi nedenlerden dolayı organizasyonun seçileceği alan şüphesiz oldukça önemlidir. Bunların başında fuar düzenlenecek alanın yeterli kapasiteye sahip olması gerekir. Ayrıca katılımcılara sağlıklı bilgilendirme ve yönlendirmenin yapılabilmesi için bir danışma, katılımcıların araçları için bir otopark, konuk ağırlama salonları, tuvalet, ilk yardım üniteleri, firma ve fuara ait belirli noktalara konumlandırılan bayrak direkleri, seminer odası gibi bölümlerin de bulunması bir organizasyonun profesyonelliği açısından önemlidir.